El Boletín Oficial del Estado es hoy, más que nunca, una olla a presión en constante ebullición. Cada día, emanan de sus páginas montañas enteras de legislación, entre las que se ocultan toneladas de “letra pequeña” que, seamos sinceros, resultan un tanto infumables de leer a diario. Se nos ocurren un millón de cosas más interesantes y productivas que pararnos a hacerlo ¿verdad?
Sin embargo, desconocer lo que se elabora en ese asador de burocracia le puede costar un disgusto importante a nuestra empresa. Uno de esos quebraderos de cabeza puede venir por la elaboración de las nóminas de nuestra plantilla. Por eso consideramos interesante una guía sobre cómo realizar este proceso de forma más eficiente y que nos garantice cumplir con todas las disposiciones legales.
¿Cómo debe ser la entrega de la nómina a un trabajador?
El Estatuto de los trabajadores (Artículo 29) estipula que la documentación del pago del salario tendrá lugar entregando al empleado un recibo individual que justifique su abono.
Este recibo debe ser ajustado al modelo oficial del Ministerio de Empleo y Seguridad Social establecido en la Orden ESS/2098/2014, en cuyo anexo se indican los datos que debe contener:
- Identificación del empresario
- Identificación del trabajador
- Periodo de liquidación
- Los devengos – percepciones salariales y no salariales-
- Las deducciones (aportaciones del trabajador a la Seguridad Social)
- Impuesto sobre la renta de las personas físicas (IRPF)
- Anticipos (si se diera el caso)
- Valor de los productos recibidos en especie y otras deducciones
- El total a deducir, el líquido total a percibir, firma y sello de la empresa, fecha y “recibí”.
Dentro de esa rigidez hay un pequeño margen de maniobra: se permiten modificaciones de carácter formal e incluir elementos adicionales que informen al trabajador sobre la retribución percibida.
De manera excepcional, existe la posibilidad de que los convenios firmados entre empresa y representantes de los trabajadores instauren otro modelo de nómina distinto al oficial. Si se diera este último caso se deben indicar los distintos conceptos retributivos y las deducciones que legalmente procedan de forma clara y separada.
¿Y su formato?
La rápida evolución de la tecnología es una maravilla para todos pero también nos deja interrogantes. ¿Nos lanzamos a aprovechar sus ventajas o estaremos contraviniendo algo? Hoy , la ley otorga libertad al empresario para entregar el recibo de la nómina en mano o por medios electrónicos.
Es importante esta aclaración ya que en los últimos años ha habido controversia al respecto. En 2011, el Tribunal Supremo sentó jurisprudencia señalando que el recibo de la nómina debía entregarse por escrito.
Pero rectificar es de sabios. En diciembre de 2016, el mismo Tribunal Supremo modificó su doctrina y declaró innecesaria la entrega en papel, pudiéndose enviar por medios electrónicos y marcando como única condición que el trabajador tenga acceso a ella en el centro de trabajo y en tiempo de trabajo.
Una actualización lógica y acorde a unos tiempos dónde la agilidad y el cuidado del Medio Ambiente cobran relevancia creciente y que la Audiencia Nacional ya vino a respaldar un año antes.
En el caso del teletrabajo, se entiende, por la naturaleza del puesto, que el empleado tiene acceso a Internet en su domicilio y por tanto no existiría problemática sobre la conveniencia de enviar el justificante de la nómina por medios electrónicos.
Para dar un paso más ya existen aplicaciones como HRLOG que aceleran el proceso, notificando inmediatamente a los empleados cada vez que su nómina se emite. Por qué creemos que el pago a tus trabajadores es un asunto sensible del que ellos agradecerán inmediatamente informados.
¿En qué medios se puede abonar la nómina?
El sueldo se puede pagar en efectivo, cheque o transferencia bancaria. Corresponde a la empresa elegir el medio de pago, aunque no podrá obligar a abrir una cuenta corriente en una determinada entidad para poder cobrar el sueldo.
Se entiende que el abono se hará en euros, moneda oficial de España. Pero, ¿Es posible hacerlo en otra divisa? La respuesta dada por el Estatuto de los Trabajadores es afirmativa siempre y cuando se acuerde entre las partes incluyendo la posibilidad de hacerlo en criptomonedas. De hecho ya hay empresas en el país que hacen uso de esta posibilidad, aunque no recomendamos hacerlo hasta que haya una regulación más clara de la que ya suenan tambores.
Conservación de las nóminas
Teniendo en cuenta el plazo de un año para reclamar el salario que tiene el trabajador, y los cuatro años que dispone la Seguridad Social para reclamar cotizaciones sociales, es obligatorio que las nóminas sean conservadas por la empresa por un periodo mínimo de cinco años.
La creciente documentación que manejan hoy las compañías pone en riesgo que la información se pierda por el camino en un periodo tan largo en una “descuidada limpieza de carpetas” o directamente no se almacene por error humano, además de afrontar la amenaza de un posible ataque informático, disparada en un 36% durante la COVID-19 respecto al año anterior.
En HRLOG sabemos que los errores pueden aumentar en actividades rutinarias y tediosas como gestionar las nóminas de tu empresa y te ofrecemos subirlas con nuestra App de una tacada, sea cual sea su número de empleados. Eficiencia al poder y errores al jardín de los recuerdos.
Las nóminas se almacenarán en la nube de forma privada y segura. A salvo de ciberataques (uno de los desafíos más importantes a afrontar por todas las empresas en la presente década) y disponibles para tu consulta en cualquier momento y lugar.
