¿Quién recuerda las cartulinas de control horario? El sistema de fichaje mecánico y su peculiar sonido es ya parte de la historia. Un agujero en una tarjeta de cartón marcaba hace tiempo la hora de inicio de la jornada laboral. La inmensa mayoría de nosotros no habremos visto esos grandes instrumentos más allá de su fiel representación los «Tiempos Modernos» de Chaplin. Raro es también a estas alturas que tengamos en nuestro lugar de trabajo algún sistema de fichaje laboral por impresión, al estilo de los antiguos billetes de metro de Madrid, cuyas máquinas marcaban con tinta la fecha y hora de canje al introducirlo en la ranura. Si no sabes de qué hablamos en este caso es que eres muy, muy joven.
Puede, quizá, que sí recordemos o incluso utilicemos aún el fichaje digital mediante tarjeta. Si no en el trabajo, sigue bastante estandarizado como instrumento de control de accesos en gimnasios, bibliotecas y otras instalaciones que requieren una inscripción previa o el abono de una cuota para su uso y disfrute.
En el plano laboral, esa tarjeta puede estar asociada a un empleado específico y el terminal que la valida, de instalación fija en uno o varios puntos determinados por la empresa, puede guardar un registro horario histórico de cada entrada, salida o pausa del trabajador (obligatorio por ley desde el 12 de mayo de 2019). Este método de control horario está vigente en muchas empresas porque, en teoría, es útil y práctico para llevar el control de las jornadas laborales, sin embargo, presenta un importante inconveniente, evidenciado por diversas sentencias judiciales: el riesgo de que un trabajador fiche por otro, simplemente, prestándose la tarjeta.
El fichaje mediante huella dactilar y la seguridad sanitaria
Con esta evolución llegamos a un sistema de fichaje ampliamente implantado en nuestros días: la huella dactilar. Ahora sí, definitivamente es imposible que un trabajador fiche en nombre de otro o extravíe la tarjeta, pues nuestra huella dactilar es realmente única e intransferible. Este método cumple indudablemente con uno de los requisitos principales de la Ley de Control Horario, el de que el fichaje se realice mediante un “sistema fiable, seguro y verídico para evitar manipulaciones”. Además, la digitalización garantiza a la empresa la conservación ordenada de todos los registros por tiempo indefinido, incluso de aquellos trabajadores que ya no estén trabajando en la compañía, algo que puede pedirnos cualquier inspector laboral hasta cuatro años después.
Este método de registro horario parece completo, sin embargo, la llegada de la pandemia y la “nueva normalidad” impuesta por el Coronavirus pone en cuestión la seguridad del fichaje a través de la huella dactilar. En un escenario donde debemos evitar al máximo el contacto entre personas para prevenir el contagio y el temido rebrote, los dispositivos de fichaje mediante huella nos obligan a poner el dedo, uno tras otro, en la misma superficie con apenas segundos de diferencia entre trabajadores (dado que muchos inician su jornada a las mismas horas). Desinfectar el lector entre fichaje y fichaje podría ser una opción, pero ralentizaría el acceso de los trabajadores y este pequeño retraso en el inicio de la jornada puede ser enorme si se trata de una plantilla amplia.
Ante esta situación, surgen entonces algunas voces que plantean la posibilidad de un sistema de software de recursos humanos que permita “fichar con la cara”. Desde luego, sería un método de control horario eficiente, rápido y más seguro, puesto que el toque necesario para activar la pantalla puede hacerse con un objeto o con guantes. El reconocimiento facial para el registro horario es uno de los métodos favoritos para las empresas, pero ¿Y para los trabajadores?
Nada es más personal que nuestro rostro, por lo que muchos empleados podrían mostrar sus reticencias a que sus datos biométricos queden registrados por la empresa para su inequívoca identificación.
¿Puede negarse el empleado a proporcionar su rostro para el control horario?
La respuesta no está clara. Según el Reglamento Europeo de Protección de Datos 2016/679, de 27 de abril (RGPD), los datos de identificación del rostro son datos biométricos de primera generación y merecen un tratamiento de protección y seguridad especial. Como regla general, queda prohibido su tratamiento. No obstante, esta regla se excepciona cuando el tratamiento es necesario para el cumplimiento de obligaciones y el ejercicio de derechos específicos del responsable del tratamiento o del interesado en el ámbito del derecho laboral y de la seguridad y protección social (art. 9 RGPD).
En nuestro país, la jurisprudencia se ha centrado en casos relacionados con el control horario mediante huella dactilar, y no se ha abordado aún la cuestión del reconocimiento facial. Sobre la huella dactilar, encontramos sentencias favorables a la empresa (STS 5017/2003 de 2 de julio, STSJ de Murcia, de 25 de enero de 2010). El consentimiento del empleado no sería necesario para implantar un sistema de fichaje mediante huella, puesto que podría considerarse una medida de control amparada por el artículo 20 del Estatuto de los Trabajadores y también por el artículo 34.9 ET. Sin embargo, debe aplicarse el principio de minimización y establecerse en los supuestos en los que sea realmente necesaria. Ante la ausencia de jurisprudencia más clara al respecto, las mismas normas podríamos atribuir al fichaje mediante reconocimiento facial.
¿Existen alternativas digitales para el control horario?
Existen. La necesidad de un sistema que permita al empleado fichar su inicio o final de la jornada laboral cuando está lejos de la oficina ha derivado en softwares de recursos humanos que, además de su dispositivo fijo de reconocimiento facial o de huella dactilar, incorporan una aplicación móvil. Es el caso de HRLOG.
Este tipo de aplicaciones trató de dar una respuesta, en origen, al registro de la jornada de comerciales o empleados que se encontraban, muchas veces, lejos de la sede física de la empresa al inicio o término de su jornada. Las ventajas de estos sistemas han cobrado peso debido a la implantación apresurada del teletrabajo, dado que permiten fichar desde el móvil personal o de empresa sin necesidad de estar en un lugar físico concreto. Esta característica podría ser la pieza clave que encaja con la «nueva normalidad» en el control horario de las empresas.
Cada empleado no tiene más que tocar la pantalla de su propio teléfono móvil para fichar su entrada, salida y pausas de la jornada laboral. Ese registro queda reflejado en un “histórico” en el que el personal de recursos humanos puede consultar la información relativa a fichajes, permisos o vacaciones actuales o anteriores, manteniendo un registro diario recuperable durante años.
HRLOG incorpora además una app de escritorio, por lo que el trabajador puede fichar con su cara en la pantalla fija de la sede laboral, con su móvil mediante su aplicación personal o en el propio ordenador accediendo a su tablero con usuario y contraseña. El empleado puede elegir un método u otro independientemente, cada día o en cada momento que lo necesite, según sus preferencias.
De esta forma se previenen las aglomeraciones o filas en las horas punta frente al dispositivo de fichaje, y se evita que dicho dispositivo deba ser tocado por todos los empleados. En definitiva: una alternativa de registro horario que cumple con las recomendaciones sanitarias y todos los requisitos de la Ley de Control Horario.
