La digitalización ha llegado (muy tarde) a los departamentos de RRHH con un pretexto clave: ¿incorporar tecnología garantiza una gestión más sencilla?
De hecho, uno de los retos actuales no es decidir qué procesos digitalizar, sino cómo hacerlo sin replicar la complejidad del mundo manual al entorno digital.
Si para completar una tarea siguen siendo necesarios varios pasos, intervenciones o actualizaciones, eliminar el papel no significa necesariamente haber optimizado el proceso.
La sencillez también es eficiencia
Un proceso de RRHH debería requerir únicamente los pasos necesarios para completarlos.
La pregunta no debería ser “¿podemos hacer esto de manera digital?” sino que deberíamos añadir “¿cómo podemos hacerlo en menos pasos?”, porque se puede trasladar un procedimiento a un medio digital, pero esto no significa que sea eficiente.
Acciones cotidianas, como fichar, comunicar una ausencia, firmar una nómina, son procedimientos sencillos que deberían requerir la intervención mínima necesaria del departamento responsable y una mayor autonomía por parte del empleado.
Esto, requiere que los procesos se analicen antes de digitalizarlos.
Automatizar significa eliminar pasos innecesarios
Esto puede ser algo tan sencillo como que una solicitud llegue automáticamente a la persona que debe validarla y, una vez aprobada, la información quede actualizada sin ninguna intervención adicional, o que una incidencia quede correctamente identificada para que el responsable revise únicamente lo que requiere su atención.
Estas acciones tienen un objetivo común: evitar que las personas tengan que hacer tareas que el sistema va a resolver por ellas.
De gestionar procesos a gestionar excepciones
Esta nueva mentalidad tiene una consecuencia para RRHH.
En un modelo tradicional, el departamento participa de manera activa en prácticamente todas las etapas de una tarea mientras que, en un modelo actualizado, gran parte de ese recorrido puede producirse sin intervención.
En un modelo digitalizado, RRHH entra cuando realmente es necesario: ante una incidencia, una excepción o una decisión que requiere criterio humano.
Ese debería ser uno de los principales indicadores para evaluar cualquier proyecto de digitalización: cuántas intervenciones manuales vamos a poder eliminar de nuestros procesos habituales.
La información debe acompañar al proceso
Cuando una misma información tiene que introducirse varias veces, comprobarse en diferentes lugares o trasladarse manualmente entre herramientas, aparecen duplicidades y aumenta la posibilidad de error.
Esto es una parte esencial de la digitalización. Los datos deberían acompañar al proceso y estar disponibles donde son realmente necesarios, sin depender constantemente de acciones manuales. El objetivo es sencillo:
Construir una operativa en la que personas, procesos e información estén conectados.
¿Estamos digitalizando o simplificando?
Quizá esta sea la pregunta más interesante para cualquier departamento de RRHH.
La digitalización debería medirse por un enfoque práctico y sencillo: ¿gestionar nuestro día a día es ahora más fácil?
Si un empleado necesita menos pasos, un responsable puede tomar decisiones con mayor facilidad y RRHH interviene menos en tareas repetitivas, la digitalización está cumpliendo su función.
Porque el objetivo final no es tener un departamento de RRHH más tecnológico, es tener un departamento más sencillo, conectado y eficaz.
