Una empresa puede tener digitalizadas sus ventas, su contabilidad o la relación con sus clientes y, al mismo tiempo, gestionar buena parte de Recursos Humanos mediante correos, hojas de cálculo, documentos compartidos y aplicaciones independientes.
El problema no siempre es la falta de tecnología. Muchas veces existen herramientas para fichajes, vacaciones, nóminas, gastos o comunicación interna, pero cada proceso funciona por separado.
Digitalizar Recursos Humanos no consiste en acumular aplicaciones. También implica conectar procesos, información y personas para evitar que RR. HH. tenga que unir manualmente las piezas.
Cuando los procesos funcionan, pero no están conectados
La dispersión puede pasar desapercibida porque cada tarea, por separado, parece resolverse.
Los empleados fichan en una aplicación. Las vacaciones se solicitan por otro canal. Las nóminas se distribuyen desde otro sistema. Determinados documentos llegan por correo y algunos controles siguen registrándose en Excel.
Todo funciona, pero RR. HH. termina trasladando información, comprobando datos, haciendo seguimiento de solicitudes y consultando diferentes fuentes para reconstruir el estado de una gestión.
A medida que aumenta la plantilla, también crecen esas pequeñas intervenciones.
Centralizar no significa utilizar una única herramienta
La centralización de procesos de Recursos Humanos no obliga necesariamente a sustituir todos los sistemas existentes por una sola plataforma.
Lo importante es definir dónde se encuentra cada dato, qué herramientas necesitan utilizarlo y cómo debe avanzar la información entre ellas.
Un cambio en los datos de un empleado, por ejemplo, no debería obligar a actualizar manualmente varios registros. Una ausencia aprobada tampoco debería requerir que RR. HH. vuelva a introducir esa información en otro sistema.
Cuando los procesos están conectados, cada dato se registra donde corresponde y puede alimentar las gestiones que dependen de él.
El trabajo manual puede ocultar el problema
Uno de los motivos por los que la centralización puede posponerse es que los procesos manuales permiten seguir trabajando.
Una hoja de cálculo resuelve una necesidad. Un correo sustituye temporalmente un flujo. Una persona conoce qué información debe trasladarse y cuándo hacerlo.
El problema aparece cuando esos recursos temporales se convierten en el funcionamiento habitual del departamento.
La dependencia de tareas manuales aumenta el riesgo de duplicidades, información desactualizada, seguimientos pendientes y procesos que dependen demasiado del conocimiento de determinadas personas.
¿Qué debería revisar RR. HH.?
Antes de incorporar otra herramienta, conviene identificar qué procesos generan más trabajo administrativo.
¿Dónde se introduce el mismo dato varias veces? ¿Qué solicitudes necesitan seguimiento manual? ¿Qué información está repartida entre diferentes sistemas? ¿Cuántas veces debe intervenir RR. HH. para que una gestión ordinaria avance?
Estas preguntas ayudan a localizar dónde tiene sentido centralizar, integrar o automatizar.
No todos los procesos necesitan el mismo nivel de digitalización. El objetivo tampoco debería ser automatizar todo, sino reducir las tareas que existen únicamente porque la información no está conectada.
La digitalización de RR. HH. deja de ser una cuestión de herramientas cuando se analiza de esta manera. Se convierte en una cuestión de organización.
Centralizar procesos permite que el departamento dedique menos tiempo a mover información entre sistemas y más a las situaciones en las que realmente necesita intervenir.
