La gestión de vacaciones de los empleados es una de las tareas más tediosas para el departamento de recursos humanos, y no es para menos. Hay que cuadrar días, garantizar que no se paralicen las tareas, controlar las vacaciones disfrutadas y pendientes… ¡Lo sabemos! Una verdadera locura.
Tantos son los aspectos que hay que gestionar relativos a las vacaciones de los empleados que la opción más rápida, fácil y eficaz hoy por hoy es contar con un software de control de vacaciones. Aunque hay otras alternativas más tradicionales, aunque menos prácticas :)
Aprende cómo hacer un calendario de vacaciones de empleados en Excel.
Excel para control de vacaciones
En la mayoría de las empresas, el Excel es la herramienta de control y gestión por excelencia. Hablamos de hojas de cálculo sencillas donde podemos controlar de manera más o menos fácil vacaciones, bajar, ausencias o permisos.
El responsable o el departamento de recursos humanos es quien rellena estas hojas de cálculo a mano a partir de la información facilitada por cada uno de los empleados a través de correos electrónicos que intercambia con ellos. Tras este cambio de información, el encargado de gestionar las vacaciones debe cuadrar los días de todos los empleados en una hoja Excel.
El Excel es, por tanto, una alternativa de control de vacaciones sencilla pero más extendida, que requiere dedicar bastante tiempo.
Ventajas
- Es una herramienta fácil de utilizar.
- Es muy precisa a la hora de ofrecer los datos.
- Pueden trabajar varias personas en el mismo archivo.
Desventajas
- Es manual y requiere mucho tiempo.
- Posibles errores humanos al introducir los datos.
- Hay que tener conocimientos de Excel para introducir las fórmulas.
Plantilla de control de vacaciones Excel
Si has decidido que el Excel es para tu empresa, te vamos a indicar los pasos a seguir para crear tu plantilla de control de vacaciones. ¡Toma nota!
1. Crea un archivo de Excel, asegúrate de ponerle un nombre identificativo.
2. Inmoviliza 4 columnas en la parte izquierda para crear tu cuadrante.
3. En el lado derecho crea un calendario con los días y meses del año.
4. Vuelve a la parte izquierda y asigna una columna para: el nombre de cada empleado, departamento, número de vacaciones y días pendientes.
Con estos pasos tendrás una plantilla de control de vacaciones básica para comenzar a trabajar. Si tienes conocimientos más avanzados podrás añadir fórmulas para que al hacer cualquier modificación en el archivo cambie todo de forma automática.
Software para el control de vacaciones: la mejor alternativa al Excel
¡En efecto! Hay vida más allá del Excel para la gestión de vacaciones y ausencia. Vale que en el pasado el Excel nos ayudó en esta ardua tarea, pero va siendo hora de dejarle paso a las soluciones del futuro. Hoy en día, con las tecnologías avanzando cada vez más, era de esperar que existan diferentes programas que optimizan y simplifican los procesos.
Con el software de control de vacaciones de HRLOG podrás gestionar las vacaciones de forma rápida y sin errores. ¿Cómo? En tres sencillos pasos:
- Los empleados solicitan los días de vacaciones directamente desde la plataforma.
- Está dividido por departamentos, por lo que de un solo vistazo el responsable podrá ver si coinciden los días con las vacaciones de otros compañeros de equipo.
- El responsable se encarga de aceptar o rechazar las vacaciones solicitadas.
Además, la propia herramienta descuenta los días/horas de vacaciones, ausencia, permisos… Vamos, el aliado perfecto del departamento de recursos humanos.
HRLOG no solo es una herramienta perfecta para la gestión de vacaciones, también sirve para el control de fichajes, así como para gestionar trámites como bajas o permisos. Si te hemos convencido, solicita más información. ¡Quedarás encantado!
