Gestión de vacaciones: 10 consejos para gestionar las vacaciones de los empleados

Gestión de vacaciones de los empelados

¿Tienes problemas cada vez que toca gestionar las vacaciones de tu equipo? ¿Se te hace un mundo cuadrar los calendarios de vacaciones de tu plantilla? ¿La gestión de vacaciones de los empleados te parece todo un reto?

Tranquilo, no eres el único. La gestión de vacaciones es una de las labores más temidas por los departamentos de recursos humanos, especialmente si todavía organizan las vacaciones con un documento Excel.

Pero esto no tiene por qué ser así y desde HRLOG hemos recopilado 10 consejos básicos para realizar una adecuada gestión de las vacaciones de los empleados.

Cómo organizar las vacaciones de Navidad de tus empleados: 10 consejos

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1. Comunica de forma clara el procedimiento para solicitar las vacaciones

La política de vacaciones en una empresa siempre debe ser clara y conocida por todos los empleados desde el día 1 en el que entran a trabajar. 

Desde el departamento de recursos humanos hay que dejar claro cuál es el procedimiento para solicitar las vacaciones, así como otras cuestiones como cuándo se tienen que gastar las vacaciones de cada año o cuáles son los plazos de solicitud y de aprobación.

Si cuentas con un gestor de vacaciones como HRLOG, deberás explicar a tus empleados cómo utilizar su calendario de vacaciones, dónde pueden realizar las solicitudes y cómo es el proceso de aprobación.

2. Ten en cuenta los días festivos

A lo largo del año hay principalmente tres periodos de vacaciones definidos: Semana Santa, verano y Navidad. Semana Santa y Navidad se caracterizan a su vez por incluir en esas fechas días festivos a nivel nacional, autonómico y local.

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Para evitar confusiones en la gestión de las vacaciones de tus empleados es importante que repases los días festivos nacionales, autonómicos y locales.

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3. Elige un criterio justo de elección de vacaciones

Establece un criterio para priorizar qué empleados pueden elegir primero sus vacaciones. El factor más habitual suele ser la antigüedad, pero puede haber otros criterios como los empleados con hijos o la jerarquía.

4. Gestiona las vacaciones a nivel global y no de forma individual

La gestión de vacaciones debe realizarse a nivel global, es decir, teniendo en cuenta los periodos de vacaciones de todos los empleados. Si se realiza de forma individual, es muy probable que se produzcan concurrencias entre empleados.

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Por ejemplo, si quieres evitar problemas de última hora y garantizar que dos empleados de un misma área no se cogen vacaciones a la vez, organiza las vacaciones por departamento.

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5. Planifica las vacaciones con antelación

En lo que a gestión de vacaciones se refiere, la antelación puede evitar muchos problemas en el futuro. Lo recomendable es planificar las vacaciones con un mínimo de dos meses de antelación, tanto por parte de los empleados como por parte de los responsables de recursos humanos.

6. Crea un calendario de vacaciones

Contar con un calendario en el que aparezcan las vacaciones de todos los empleados es una herramienta muy útil para ver fácilmente qué personas están descansando en cada momento.

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Este tipo de calendarios ayudan a cuadrar las vacaciones del equipo, evitar concurrencias y estar al tanto de las vacaciones de cada miembro del equipo. Crear un calendario de vacaciones de forma manual puede ser tedioso, pero con herramientas como HRLOG podrás tener un calendario con las vacaciones de todos tus empleados de forma automática.

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7. Planifica las tareas y asegúrate de que hay compañeros en quien poder delegar

Crea un sistema sencillo de reparto de tareas y delega aquellas tareas que son obligatorias de realizar en aquellos compañeros que se quedan en la oficina. Igualmente, estate atento a aquellos empleados que puedan correr más riesgo de sobrecarga laboral.

8. Establece jornada intensiva y opción de teletrabajo

En periodos vacacionales como la Navidad, es común que todos los empleados quieran cogerse vacaciones los mismos días. Sin embargo, normalmente es necesario que alguien se quede cubriendo las tareas de la empresa y continuar dando servicio.

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Medidas como la jornada intensiva en los días de celebración o el teletrabajo pueden ayudar a la conciliación familiar y laboral, así como a organizar mejor las vacaciones entre los propios miembros de la plantilla.

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9. Informa de periodos no elegibles

Algunas empresas cuentan con periodos no elegibles de vacaciones, meses o semanas que no son susceptibles de ser elegidos como periodo vacacional. En el caso de que tu empresa tuviera periodos no elegibles de vacaciones, debes informar a los empleados en el momento de su incorporación a la empresa y también al inicio del año.

10. Apuesta por un software de recursos humanos con gestor de vacaciones

¡El último gran consejo! Contar con un software de gestión adecuado para gestionar las vacaciones de los empleados te permitirá planificar las vacaciones de tu equipo de forma fácil, eficiente y rápida.

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Con HRLOG…

  • Reducirás el tiempo que dedicas a la gestión de vacaciones.
  • Recibirás todas las solicitudes de tus trabajadores a través de una única plataforma.
  • Podrás automatizar el proceso de aprobación de vacaciones.
  • Los trabajadores podrán consultar fácilmente el resumen de sus vacaciones: saldo actual, aprobadas, disfrutadas y en trámite.
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