Los RRHH ante el coronavirus: control de presencia y transformación digital

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La etimología de la palabra crisis indica un significado menos pesimista que su connotación. Crisis significa, simplemente, cambio, y si algo ha puesto de manifiesto el Coronavirus es que vivimos un periodo de cambio.

La crisis sanitaria y económica derivada de la actual pandemia supondrá un punto de inflexión en casi todos los aspectos sociales y laborales; algo que transforma radicalmente la realidad conocida hasta ahora de los Departamentos de Recursos Humanos. Sin embargo, los cambios no tienen porque ser malos. Obligan a moverse, a reinventarse. Introducen en el panorama realidades diferentes que no podremos juzgar como positivas o negativas hasta que tengamos cierta perspectiva histórica, aunque todo apunta hacia que el avance apresurado del teletrabajo supondrá un beneficio para empresas y trabajadores.

El impacto de la economía digital: un 19% del PIB

Esta semana, Boston Consulting Goup y Adigital han presentado un estudio sobre el impacto de la economía digital en el conjunto de las cifras económicas españolas. En la presentación de dicho estudio la secretaria del Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial, Carme Artigas, afirmó que: “La recuperación económica de España será digital o no será”.

Según el estudio el 19% del PIB es aportado por el contexto económico digital y los datos apuntan a que este porcentaje crecerá hasta el 55% para 2022. Una realidad que se acelerará después de la COVID19 y que obliga a las empresas a adaptarse o a quedarse atrás, especialmente ante la competitividad que nos depara el futuro próximo.

Retos y nuevas perspectivas que afrontar desde los recursos humanos

No podemos descuidar en este cambio las dificultades a las que se enfrentan los profesionales del sector laboral, que deberán afrontar algunos retos para convertir la crisis en una auténtica oportunidad de mejora:

Ligar el teletrabajo a la productividad

El trabajo en remoto se evidencia como una opción más que válida para procurar la supervivencia de la empresa, pero muchas compañías se han visto sorprendidas por la necesidad de instaurarlo sin contar con la formación o los recursos más adecuados. En nuestro país, la cultura laboral, más centrada en el control de presencia que en la orientación a resultados, había limitado la adaptación de las pymes a esta nueva metodología, pero la pandemia ha demostrado que es posible.

Además, el teletrabajo no es solo trabajar desde casa.  Su éxito requiere de una planificación y una tecnología que facilite y agilice la comunicación interna y regularice las condiciones del teletrabajador, tal y como apunta el Gobierno con el anuncio de una posible nueva normativa. Desde la empresa, se debe favorecer esa comunicación fluida y conexión permanente con los recursos humanos con herramientas digitales que permiten gestionar permisos, vacaciones y la solicitud de dietas y anexión de cualquier documento necesario, en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.

La accesibilidad, la comunicación y la disponibilidad son los tres ejes que ligarán el teletrabajo con la productividad.

Facilitar el control de presencia y el registro de la jornada

El trabajador debe contabilizar el registro de jornada laboral, por ley (LO 8/2019), también desde casa. La norma es categórica, sea el trabajo presencial o remoto se debe establecer un mecanismo de control de presencia del empleado. La ley exige, además, que la compañía guarde un histórico de los fichajes durante cuatro años, incluso aunque el trabajador ya no pertenezca a la empresa.

Esta medida supuso más de un millón de euros en multas en 2019 y se prevé que esta cantidad se incremente en 2020 ante el incumplimiento de muchas empresas durante el periodo teletrabajo improvisado.

La dificultad de gestionar esto en papel obliga a implantar un sistema digital como HRLOG, que automatice ese registro horario y permita al empleado fichar desde cualquier lugar y dispositivo, sea en la oficina, en ruta o en casa. HRLOG también permite la entrega o solicitud de justificantes en caso de ausencias o retrasos, permisos retribuidos o gestión de las vacaciones, con lo que se vuelve un aliado imprescindible en la comunicación interna y la gestión de los recursos humanos.

Las nóminas: claras y disponibles

El empleado debe disponer de todas sus nóminas, aunque no podamos entregárselas en mano. Facilitar la nómina a tiempo, especialmente en periodos de cambios e incertidumbre como el que se nos presenta, aporta confianza y transparencia por parte de la empresa.

Hacerlo a través de una plataforma digital nos garantiza además que el trabajador la ha recibido, además de registrar automáticamente el momento en que se envió, y si en lugar del correo electrónico, contamos con una app diseñada para la gestión de nóminas, ganaremos en seguridad y automatización de las regulaciones legales.

La crisis sanitaria obliga, definitivamente, a una revisión profunda de las metodologías tradicionales de trabajo. Se consolidan conceptos como el «customer centric», que aboga por considerar al cliente el centro de toda estrategia, y la orientación a resultados más que el horario fijo y el estático control de presencia. Los equipos de gestión y talento serán claves en el entorno laboral presente y futuro, y como aliados, cuentan con las herramientas digitales que favorezcan la comunicación interna y la gestión de los recursos humanos y garanticen el cumplimiento de la Ley de Control Horario.

Quizá el futuro del éxito laboral pase por cambiar nuestra mentalidad ante la realidad que nos ha sacudido y pase, como ya sucede en otros países, por considerar algún tipo de control de la productividad en lugar de un control de presencia.

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