Hasta ahora, muchos departamentos de Recursos Humanos tenían un procedimiento de contratación bastante definido: preparar el contrato, comprobar las condiciones pactadas, recoger la firma y archivar la documentación. Después llegaban las altas, la incorporación y la gestión habitual de personal.
Pero ¿qué ocurre cuando el contrato no explica con suficiente detalle cómo se calcula un incentivo, qué criterios se utilizan para cambiar un turno o qué información debe conocer el empleado sobre las decisiones automatizadas que le afectan?
Desde el 5 de octubre de 2026, las empresas deben prestar especial atención a estas cuestiones.
La entrada en vigor del Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre, amplía y concreta las obligaciones de información sobre las condiciones laborales. Esta norma sustituye al Real Decreto 1659/1998 y transpone parcialmente la Directiva europea 2019/1152, relativa a unas condiciones laborales transparentes y previsibles.
Para los equipos de RRHH, el cambio no se limita a actualizar una plantilla de contrato. También implica revisar qué información se facilita, cuándo se entrega y cómo puede acreditarse que el trabajador la ha recibido.
En HRLOG hemos preparado esta guía para ayudarte a identificar las nuevas obligaciones y trasladarlas a los procedimientos diarios de tu departamento.
¿Qué ha cambiado en los contratos de trabajo desde octubre de 2026?
La principal novedad es que las empresas deben proporcionar información más detallada sobre los elementos esenciales de la relación laboral.
No significa que todos los contratos firmados anteriormente hayan dejado de ser válidos ni que haya que redactarlos de nuevo automáticamente.
Lo que establece la norma es un deber de información. Si el contrato escrito que tiene el trabajador ya contiene todos los datos exigidos, esa obligación se considera cumplida. Si faltan datos, la empresa debe proporcionar la información restante por escrito.
El nuevo marco incorpora cuestiones especialmente relevantes para la gestión de personal:
- Mayor precisión sobre la estructura salarial y los criterios de retribución variable.
- Información detallada sobre jornada, turnos y distribución irregular del tiempo de trabajo.
- Identificación de las circunstancias que justifican la contratación temporal.
- Información sobre determinados sistemas automatizados utilizados en decisiones laborales.
- Identificación de planes, protocolos y medidas de igualdad aplicables.
- Información más completa sobre convenios colectivos, Seguridad Social y procedimientos de extinción contractual.
Estas obligaciones se recogen principalmente en el artículo 3 del Real Decreto 723/2026.
¿A qué empresas y contratos afecta?
El capítulo II del real decreto, que regula las obligaciones generales de información, se aplica a las relaciones laborales cuya duración sea superior a cuatro semanas.
La norma también contempla reglas específicas para relaciones laborales especiales, personal empleado público, pesca y gente de mar.
Por tanto, si gestionas contratos de corta duración o relaciones laborales con regulación especial, conviene comprobar su ámbito de aplicación antes de utilizar una misma plantilla para toda la plantilla.
Qué información deben facilitar ahora las empresas a sus trabajadores
Algunas de las condiciones exigidas ya figuraban en numerosos contratos de trabajo. Otras, sin embargo, requieren un nivel de detalle que no siempre aparece en los modelos habituales.
Veamos los aspectos que merece la pena revisar.
1. Salario base, complementos e incentivos variables
La empresa debe informar sobre la cuantía del salario base y de cada complemento salarial por separado, así como sobre su periodicidad y método de pago.
Cuando existan conceptos variables, también deben explicarse el modo de cálculo y los criterios que determinan su percepción.
Imaginemos una empresa comercial que incorpora a un trabajador con un salario fijo más incentivos por objetivos. No bastaría con proporcionar una referencia genérica a una remuneración variable si falta información obligatoria sobre cómo se calcula o cuándo se genera el derecho a percibirla.
Desde RRHH, recomendamos revisar especialmente los contratos que incluyen comisiones, bonus, incentivos por productividad o sistemas retributivos asociados al cumplimiento de objetivos.
La finalidad es que el trabajador pueda comprender sus condiciones económicas y que la empresa disponga de criterios documentados.
2. Jornada laboral, horarios y cambios de turno
Este es uno de los apartados con mayores implicaciones operativas para empresas que trabajan con horarios rotativos, turnos o distribución irregular de jornada.
La información debe contemplar la duración y distribución de la jornada ordinaria diaria, semanal y anual. También debe identificar cuándo se trabaja de noche o a turnos.
Además, se deben indicar los supuestos y procedimientos para modificar la duración o distribución de la jornada, los acuerdos sobre horas extraordinarias y su retribución, así como la duración de las vacaciones y el procedimiento para fijarlas.
Cuando se establezca una distribución irregular de la jornada a lo largo del año, la empresa debe informar sobre los sistemas de organización correspondientes, incluyendo las horas y días de referencia y los periodos mínimos de preaviso aplicables.
En los contratos fijos-discontinuos, también se incorpora información sobre los periodos de actividad e inactividad o su estimación, sin perjuicio de su concreción posterior mediante el llamamiento.
Para profundizar en la organización de horarios, puedes consultar nuestro artículo sobre configuración de calendarios y horarios para 2026.
¿Qué supone esto en la práctica?
Que RRHH debe comprobar si la información contractual refleja adecuadamente el funcionamiento real de los horarios de la empresa.
Un procedimiento interno para publicar cuadrantes puede ser útil, pero no sustituye por sí solo la obligación de informar sobre las condiciones que exige la norma.
Si tu empresa trabaja con horarios cambiantes, también puedes conocer las posibilidades de gestión de turnos rotativos de HRLOG.
3. Contratos temporales y descripción del puesto
En las relaciones temporales, la información debe incluir la fecha de finalización o la duración previsible del contrato.
También debe identificarse con precisión la causa que justifica la temporalidad, las circunstancias concretas que la sustentan y su relación con la duración prevista.
Por otra parte, la nueva regulación exige informar sobre la categoría o grupo profesional y ofrecer una caracterización o descripción resumida que permita conocer suficientemente el contenido específico del trabajo.
Para los equipos de administración de personal, esto aconseja evitar descripciones excesivamente genéricas y revisar que las condiciones facilitadas al trabajador sean coherentes con las tareas previstas.
4. Periodo de prueba y formación
Cuando se acuerde un periodo de prueba, debe facilitarse información sobre su duración y condiciones, dentro del marco legal y convencional aplicable.
También debe informarse sobre el derecho a la formación proporcionada por la empresa.
Esto no significa que el real decreto establezca un nuevo derecho universal a recibir cualquier formación solicitada. Lo que regula en este apartado es la información que debe conocer la persona trabajadora sobre la formación que corresponda.
5. Uso de algoritmos y decisiones automatizadas
Una de las novedades más interesantes para los departamentos de RRHH es la obligación de informar sobre determinados sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones.
La norma incluye información sobre su existencia y, cuando se utilicen para tomar decisiones relativas a las condiciones laborales, sobre sus pautas, criterios y reglas de funcionamiento.
Entre los ámbitos mencionados figuran la asignación de tareas, la jornada, los salarios, la progresión profesional, el lugar de trabajo o la extinción contractual.
Por ejemplo, si una organización utiliza un sistema automatizado para determinar determinadas asignaciones de trabajo, deberá analizar si está comprendido en este deber específico de información.
No debe confundirse esta obligación con una prohibición general de utilizar algoritmos o inteligencia artificial. Son cuestiones jurídicas diferentes.
6. Planes de igualdad, protocolos y otras condiciones
El artículo 3 también contempla información sobre la existencia e identificación del plan de igualdad aplicable y del protocolo de acoso sexual y por razón de sexo.
Cuando proceda, incluye determinadas políticas empresariales de conciliación y medidas LGTBI.
Además, exige identificar con precisión el convenio o convenios colectivos aplicables, incluidos su código, publicación, vigencia y, en su caso, situación de ultraactividad.
También deben contemplarse cuestiones sobre la protección de la Seguridad Social, las mejoras voluntarias, los planes de pensiones promovidos por la empresa y los procedimientos de extinción del contrato.
No todas estas circunstancias existen en todas las organizaciones, pero sí conviene disponer de un procedimiento que permita identificar qué información corresponde facilitar en cada caso.
Cuándo y cómo debe entregarse la información laboral
El contenido importa, pero el momento de entrega también.
El artículo 7 establece que, en las relaciones laborales comprendidas en el régimen general del capítulo II, la información prevista en el artículo 3 debe facilitarse antes del inicio de la relación laboral.
Esto exige coordinar la preparación documental con la contratación y la incorporación del trabajador. Una buena organización del proceso de incorporación, o onboarding de empleados, puede ayudar a que la información llegue a tiempo.
Los plazos principales son los siguientes:
| Situación | Plazo establecido |
|---|---|
| Nueva relación laboral | Antes de su inicio |
| Información adicional por prestación de servicios en el extranjero, cuando proceda | Antes de la partida |
| Modificación de condiciones comprendidas en los artículos 3 y 4 | Lo antes posible y, como máximo, el día en que surta efecto |
| Solicitud de información pendiente de una relación laboral vigente el 5 de octubre de 2026 | 30 días hábiles desde la recepción de la solicitud |
¿Se puede entregar la información en formato digital?
Sí. El artículo 6 permite facilitarla en papel o por medios electrónicos, siempre que se cumplan determinadas condiciones:
- Que sea accesible para la persona trabajadora.
- Que pueda almacenarse e imprimirse.
- Que la empresa conserve prueba de la transmisión o recepción.
- Que la información resulte accesible y comprensible para las personas con discapacidad o capacidad intelectual límite, conforme a lo previsto en la norma.
Por ejemplo, enviar un documento electrónico puede ser válido si se cumplen estos requisitos. Sin embargo, limitarse a comunicar verbalmente una condición o publicar información que el trabajador no pueda conservar no ofrece las mismas garantías.
Para RRHH, nuestra recomendación es mantener un procedimiento de entrega documental que permita identificar la versión enviada, el destinatario y la constancia de su transmisión o recepción.
¿Hay que modificar los contratos de los trabajadores actuales?
Esta es probablemente una de las primeras preguntas que aparecen cuando entra en vigor una nueva normativa laboral.
Y la respuesta requiere distinguir dos situaciones.
Contratos firmados antes del 5 de octubre de 2026
La disposición transitoria única establece un régimen específico para las relaciones laborales que ya estaban vigentes cuando entró en vigor el real decreto.
Si un trabajador solicita información que todavía no tiene en su poder, la empresa debe facilitarla dentro de los 30 días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud.
Esto comprende la información del artículo 3, la información adicional sobre trabajo en el extranjero cuando corresponda y determinadas modificaciones anteriores a la entrada en vigor.
Por tanto, no existe una obligación general de rehacer todos los contratos antiguos únicamente por la aprobación de la nueva norma.
No obstante, desde HRLOG recomendamos revisar las plantillas y los documentos utilizados hasta ahora. Aunque la obligación transitoria de facilitar determinada información pendiente se active mediante solicitud, conviene estar preparado para atenderla correctamente.
Cambios posteriores al 5 de octubre de 2026
Cuando se modifica alguno de los elementos sobre los que existe obligación de informar, el artículo 5 exige comunicarlo por escrito, con las excepciones previstas para determinadas modificaciones normativas o convencionales.
El plazo general es hasta el día en que el cambio surta efecto, como máximo.
Esto puede afectar a modificaciones de las condiciones salariales, distribución de jornada u otros elementos incluidos en la norma.
Es importante diferenciar la obligación de informar del procedimiento legal que corresponda para realizar una modificación contractual. Entregar un documento informativo no sustituye los requisitos de negociación, acuerdo, comunicación o procedimiento establecidos en el Estatuto de los Trabajadores cuando sean aplicables.
Cómo adaptar los procedimientos de RRHH a la nueva normativa
No todas las empresas necesitarán realizar los mismos cambios. Una organización con contratos estandarizados y documentación centralizada tendrá necesidades distintas a otra que gestiona múltiples convenios colectivos, centros de trabajo y sistemas de turnos.
Aun así, hay varias actuaciones que recomendamos llevar a cabo.
Revisar las plantillas de contratación
Comienza por comparar tus modelos actuales con el contenido exigido por el artículo 3.
Comprueba si incluyen los datos salariales, la organización de la jornada, los criterios de temporalidad y el resto de las condiciones correspondientes.
Si utilizas distintas plantillas por categoría profesional, centro o modalidad contractual, revisa cada una de ellas.
No se trata de añadir texto por añadirlo. El objetivo es facilitar información concreta, comprensible y coherente con las condiciones efectivas de trabajo.
Preparar documentos complementarios cuando sean necesarios
La norma permite que la información se facilite mediante uno o varios documentos escritos cuando no figure completamente en el contrato.
Esto ofrece cierta flexibilidad organizativa.
Por ejemplo, una empresa puede necesitar complementar su contrato con información sobre un sistema retributivo variable, un procedimiento de distribución de jornada u otras condiciones aplicables.
En determinados apartados también se permite remitir a disposiciones legales, reglamentarias o convenios colectivos, siempre que la referencia sea suficientemente precisa. Esa posibilidad no es general para todo el contenido del artículo 3.
La clave está en evitar referencias ambiguas que dificulten al trabajador identificar sus condiciones.
Coordinar contratación, administración y responsables de equipo
Parte de la información requerida no depende exclusivamente de RRHH.
Los responsables operativos conocen los sistemas de turnos. El departamento financiero puede gestionar determinados incentivos. Los equipos técnicos pueden administrar herramientas automatizadas que intervienen en decisiones laborales.
Si estos departamentos no comparten la información adecuada, pueden aparecer diferencias entre lo que figura en la documentación y lo que sucede realmente en el puesto.
Recomendamos definir quién valida cada bloque de información antes de la incorporación de un trabajador y quién comunica los cambios posteriores.
Mantener la documentación actualizada
No basta con revisar una plantilla una sola vez.
Cuando se modifica una condición relevante, RRHH debe identificar si existe una obligación de información y gestionar su entrega dentro del plazo correspondiente.
Un sistema documental organizado ayuda a evitar que convivan distintas versiones sin que resulte claro cuál se comunicó al trabajador.
También facilita la atención de solicitudes relacionadas con contratos antiguos.
Revisar el procedimiento de entrega y conservación de evidencias
El artículo 6 exige que la empresa conserve prueba de la transmisión o recepción de la información.
Por eso, el procedimiento documental debería permitir acreditar qué documentación se facilitó y cuándo se hizo.
La firma puede ser una herramienta útil en determinados procesos, pero conviene recordar que el real decreto no establece una obligación universal de firma electrónica de todos los documentos informativos.
El requisito concreto es facilitar la información por los medios y en las condiciones que contempla la norma.
Errores que RRHH debería evitar con la nueva regulación
Hay algunas prácticas habituales que conviene revisar para reducir incidencias en la gestión documental.
- Utilizar contratos con referencias demasiado genéricas. Indicar únicamente que se aplicará el convenio colectivo, sin identificarlo correctamente o sin aportar información que deba concretarse, puede resultar insuficiente.
- Entregar documentación después de la incorporación. En los contratos comprendidos en el régimen general, la información del artículo 3 debe facilitarse antes del inicio de la relación laboral.
- Confundir el registro horario con la información sobre la jornada. Disponer de una herramienta que registra entradas y salidas no sustituye la obligación de informar sobre las condiciones de trabajo. Si necesitas profundizar en esta diferencia, consulta nuestro artículo sobre cómo llevar el control de horas trabajadas.
- No revisar los sistemas de retribución variable. Cuando hay incentivos, deben analizarse los criterios de percepción y los métodos de cálculo exigidos por la norma.
- Olvidar los cambios posteriores a la contratación. Un contrato inicialmente correcto puede requerir documentación adicional si se modifican condiciones comprendidas en el real decreto.
- Presuponer que cualquier herramienta digital garantiza el cumplimiento. La tecnología puede ayudar a organizar y distribuir información, pero no sustituye la revisión jurídica ni la correcta definición de los procedimientos.
Qué debería revisar ahora tu departamento de RRHH
Si todavía no has adaptado tus procedimientos a las nuevas obligaciones laborales de 2026, te proponemos empezar por una comprobación sencilla.
- Comparar los modelos de contrato con el artículo 3 del Real Decreto 723/2026.
- Revisar las condiciones salariales, los incentivos y los sistemas de jornada.
- Identificar los documentos complementarios que necesita cada modalidad de contratación.
- Comprobar los sistemas utilizados para entregar documentación y conservar evidencias.
- Definir un procedimiento para comunicar modificaciones de condiciones laborales.
- Preparar la gestión de solicitudes de información de trabajadores ya contratados.
- Coordinar con responsables operativos y técnicos la información que corresponda facilitar.
También conviene consultar el modelo de documento informativo previsto en la disposición adicional primera del real decreto. El Ministerio de Trabajo y Economía Social, a través del SEPE, debe ponerlo a disposición de empresas y trabajadores.
En cualquier caso, la obligación de facilitar información no queda suspendida por la disponibilidad del modelo oficial.
Adaptarse a la nueva normativa también es mejorar la gestión de personal
El nuevo marco de transparencia laboral introduce más detalle en la información que deben conocer las personas trabajadoras, pero su impacto dentro de una empresa dependerá en buena medida de cómo se organicen los procesos.
Para RRHH, la prioridad debería ser disponer de contratos correctamente preparados, procedimientos claros para comunicar cambios y documentación que pueda localizarse cuando sea necesario.
No hace falta convertir cada incorporación en un proceso burocrático interminable. Sí merece la pena revisar dónde se producen duplicidades, qué información se entrega de manera informal y qué tareas podrían organizarse mejor.
En HRLOG creemos que una gestión documental ordenada ayuda a que los equipos de Recursos Humanos dediquen menos esfuerzo a localizar y distribuir archivos y más tiempo a atender las necesidades de las personas.
La entrada en vigor de esta normativa es una oportunidad para revisar esos procesos, corregir carencias y preparar un sistema de gestión laboral más claro, accesible y eficiente.
