Dificultades en la gestión de vacaciones de los empleados (y soluciones)

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Agosto es un mes que no deja indiferente a nadie. Esperado por muchos, temido por otros. Esta división suele corresponder a dos caras de una misma empresa: los empleados que esperan como agua de mayo el merecido descanso estival y el personal de administración, recursos humanos y directivo, para quienes este periodo supone una mayor carga de trabajo y una tediosa coordinación.

En la gestión de las vacaciones, el equipo de administración y de recursos humanos se encuentra a menudo con varias dificultades. A continuación, enumeramos cuatro aspectos que se deben tener en cuenta para facilitar este proceso:

1. ¿Cómo saber qué días de vacaciones tiene cada empleado según su convenio?

Probablemente en tu plantilla existan distintos perfiles, adscritos a convenios colectivos diferentes. La ley estipula un mínimo de 30 días naturales o 22 días laborables por cada año trabajado. Este es un derecho irrenunciable de cada empleado y no puede ser reducido por ninguna empresa o convenio colectivo. Sin embargo, puede ser mejorado, por lo que algunos perfiles profesionales gozan por convenio de días u horas de disfrute adicionales.

2. ¿Cómo calcular los días de vacaciones de empleados recientes?

Para calcular el número de días de vacaciones de que dispone un empleado que lleva menos de un año en la empresa solo tendrás que dividir los días que establece su convenio entre los 12 meses del año. El número resultante es los días de vacaciones que puede disfrutar por mes trabajado.

Supongamos que el convenio colectivo establece para la nueva incorporación 30 días naturales de vacaciones al año y el empleado lleva en la empresa cuatro meses. El cálculo es una sencilla regla de tres que quedaría de la siguiente manera: 

Dificultades en la gestión de vacaciones de los empleados (y soluciones) 1

El trabajador que lleva 4 meses en la empresa tiene derecho tras cuatro meses trabajados a 10 días de vacaciones.

Si cuentas con algún programa o software de recursos humanos como HRLOG, este cálculo se realiza automáticamente. 

3. ¿Cómo coordinar las vacaciones y el volumen de trabajo?

Organizar las vacaciones de los empleados y coordinarlos a todos ya es una tarea compleja de por sí, pero en la mayoría de los negocios hay que considerar, además, el flujo de trabajo. La demanda casi nunca es constante, y las empresas tienen que prever sus picos de mayor o menor actividad productiva de cara a gestionar las vacaciones de los distintos departamentos. Una empresa cuyo producto o servicio está más cotizado en verano, no puede prescindir de la mayoría de los empleados en agosto, al igual que una fábrica de turrones o dulces navideños no podrá conceder a todos sus empleados vacaciones en diciembre.

A las peculiaridades de demanda estacional ya establecidas en función del producto, este año hay que agregar la extraña situación generada por la pandemia. El parón de la actividad económica y los ERTE del segundo trimestre ponen a muchas empresas ante una paradoja sin precedentes: afrontar las vacaciones pospuestas de toda la plantilla con un previsible incremento del volumen de trabajo en esta segunda mitad del año.

La empresa no puede reducir las vacaciones, pero tiene derecho a establecer periodos restrictivos por necesidades del trabajo para asegurarse de contar con un mínimo porcentaje de los trabajadores o con ciertos departamentos al completo en un momento determinado. También puede requerir que los trabajadores tengan sus vacaciones en fechas concretas, por ejemplo, si decide cerrar unos días.

4. ¿Cómo cuadrar las vacaciones de los empleados del mismo departamento?

Un problema común en la gestión de las vacaciones de los empleados es encajar las fechas en las que quieren desconectar los miembros del mismo departamento o los trabajadores que realizan las mismas tareas.

El personal de recursos humanos debe asegurarse de que las vacaciones no supongan una brecha en la actividad de la empresa y a menudo no pueden permitir que todos (o muchos) de los trabajadores que gestionan un departamento o tienen las mismas tareas se ausenten a la vez. Normalmente, son los propios empleados los que pactan semanas o quincenas distintas para no desatender el trabajo, pero la realidad es que no siempre se ponen de acuerdo en las fechas o que la falta de comunicación puede llevar a que varias personas soliciten el mismo periodo de vacaciones sin ni siquiera darse cuenta.

Ante el aluvión de solicitudes, contar con una aplicación de gestión de vacaciones como HRLOG facilita la toma de decisiones y la pronta detección de periodos conflictivos. Esta aplicación de recursos humanos cuenta con un panel muy visual e intuitivo que muestra la situación de cada empleado sobre el calendario. Una notificación nos avisará de que alguien ha solicitado vacaciones en determinadas fechas, y antes de aprobar o rechazar la petición podremos advertir si entra en conflicto con otras vacaciones solicitadas o concedidas previamente.

gráfico donde se reflejan los fichajes de los empleados

Además, el empleado puede adjuntar una nota o mensaje con su solicitud, podrá ver en su aplicación el estado en el que se encuentra y será notificado cuando se resuelva.

Y si coinciden, ¿Quién elige primero las vacaciones?

Lo más conveniente es que la empresa tenga una política clara al respecto. El criterio a seguir puede ser la antigüedad, la edad o las cargas familiares y motivos “de peso” que cada una de las partes tiene. Aunque la ley no establece nada al respecto, la empresa debe velar por el consenso y lo mejor siempre es tomar decisiones de mutuo acuerdo.

¿Cómo registrar las vacaciones?

Desde el 12 de mayo de 2019 (RD 8/2019, de 8 de marzo), el registro de la jornada es obligatorio. El registro debe reflejar la hora exacta de entrada, pausas y salida del trabajador en cada jornada, así como los periodos de inactividad por bajas, permisos o vacaciones. En resumen: todas las ausencias deben quedar registradas, lo que puede suponer una nueva dificultad para la gestión documental y de recursos humanos.

La empresa tiene la obligación legal de guardar copia de este registro durante al menos cuatro años, incluso de los empleados que ya no formen parte de la empresa, bajo penas de multas que pueden alcanzar los 5.250 euros.

¿Cómo puede la empresa conservar cuatro años y recuperar fácilmente toda esta información? Si bien la tecnología facilitaba las tareas anteriores, aquí se torna casi imprescindible.

HRLOG es una plataforma diseñada precisamente para este registro, sean cuales sean las circunstancias del trabajo y el volumen de la empresa, pues es de implantación sencilla, inmediata y sólo cuesta un euro al mes por empleado. Toda actividad queda inscrita y a disposición de consulta de todo aquel al que se le haya concedido permiso (puestos de responsabilidad, recursos humanos, empleados).

¿Quieres gestionar las próximas vacaciones de tus empleados sin errores, conflictos ni pérdidas de tiempo innecesarias?

 Creemos que HRLOG puede ser tu herramienta.

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